Directrice du Laboratoire : Charlotte Krauss ;
charlotte.krauss@univ-poitiers.fr

Responsable de l’équipe A : Stéphanie Gobet ;
stephanie.gobet@univ-poitiers.fr

Responsable de l’équipe B: Sophie Stokes ;                                                                                                        sophie.stokes@univ-poitiers.fr

Secrétariat du Laboratoire : Nathalie Fofana / Valérie Pinchault ;
secretariat.forellis-mimmoc@univ-poitiers.fr

Gestionnaire MSHS : Virginie Gailledrat ;
mshs.finances@univ-poitiers.fr

Ingénieur DATA : Hugo Semilly ;                                                                                                                          hugo.semilly01@univ-poitiers.fr

 

Calendrier des activités des équipes A et B :

Calendrier Equipe A

Calendrier Equipe B

NB : ces calendriers sont régulièrement mis à jour.

 

 

Calendrier des réunions du Conseil de labo. :

Il existe des rendez-vous ponctuels dans l’année, qui sont ainsi répertoriés. Chaque ordre du jour s’enrichit ponctuellement autour de rendez-vous incontournables précisés ci-après entre parenthèses.

• Mi-octobre (pour le classement des colloques)
• Début décembre (pour le budget)
• Février (pour le classement des collègues invités)
• Mai (pour les soutiens à la publication)
  • Soutien aux publications des anciens doctorants (.pdf)
  • Documents attendus :
    • Une lettre explicative, avec résumé du projet de publication, la table des matières, toute information utile de ce type
    • Une lettre d’acceptation d’un éditeur avec devis de publication.
    • Rappel : l’Université de Poitiers a une convention avec les PUR qui prend en charge les coûts de douze ouvrages par an toutes disciplines confondues au niveau de l’établissement.

 

Calendrier des AG

• • • FoReLLIS : septembre
    • Équipe A : juin

Vous trouverez ci-après les documents pour vos dossiers de candidature pour un financement Région Nouvelle Aquitaine ou UP:

https://forellis.labo.univ-poitiers.fr/wp-content/uploads/sites/271/2025/09/Dossier_candidatures_colloques_2026.docx

https://forellis.labo.univ-poitiers.fr/wp-content/uploads/sites/271/2025/09/dossier_UPcolloque.doc

Nouvel associé:

• Vous trouverez sur IRIS la procédure et les documents inhérents à la demande d’association:

https://iris.univ-poitiers.fr/jcms/pr1_2826350/procedure-d-association-a-un-laboratoire

Création du profil « membre » sur le site du laboratoire pour les nouveaux titulaires et les associés

• Demander la création de votre profil « membre » à l’adresse mail suivante: secretariat.forellis-mimmoc@univ-poitiers.fr
• Déposer ses publications sous HAL : Pour toute question concernant vos dépôts dans HAL, n’hésitez pas à contacter : scd@support.univ-poitiers.fr [SCD] ou nathalie.marlet@univ-poitiers.fr [MSHS]
• Créer son ID Hal
• Charte de signature unique des publications scientifiques de l’université de Poitiers

Emprunter du matériel du Laboratoire

Pour toute demande d’emprunt de matériel, vous pouvez vous adresser au secrétariat du laboratoire (secretariat.forellis-mimmoc@univ-poitiers.fr)

Pack Ordinateur Portable

• Prêt courte ou longue durée
• PC portable 15″,Intel core i5-1135G7 (4 cores), Ram : 16 Go, Disk : SSD 512 Go
• Souris + casque audio
• Sac à dos

Son

• dictaphone
• casque audio

Pack caméra

• Prêt courte durée
• CAMERA CINEMA AVCHD/MP4 MONTURE EF CANON EOS C100 MARK II
• 2 Batterie CANON BP-975G
• OBJECTIF CANON EF 24-70MM II-USM
• SAC ÉPAULE
• 2 cartes SD 32 Go, 2 carte SD 128 Go
• 1 pied de caméra

Emprunter du matériel du SCD

Tablette, liseuse, prise de vue, prise de son… : https://bu.univ-poitiers.fr/services/emprunt-de-materiels/

Emprunter du matériel iMédia

Portable, tablette, vidéoprojecteur… : https://imedias.univ-poitiers.fr/pedagolab/numeritheque/

Emprunter du matériel aux écoles doctorales

En complément, quelques ordinateurs portables sont également empruntables dans votre école doctorale de rattachement.

 

 

Fiches Projet pour un colloque, un séminaire, une journée d’Etudes:

Cette fiche est à compléter et à transmettre au secrétariat du laboratoire avant toute prise de rendez-vous pour l’organisation de votre colloque, JE ou séminaire:

Fiche Projet Équipe A

Fiche Projet Équipe B

Fiche Projet Équipe A & B

Le soutien aux missions:

Soutien aux missions FoReLLIS (.PDF)

Financement des missions pour les doctorants (.pdf)

Inviter un doctorant ou un chercheur pour un séjour recherche (.docx)

 

• Dans quel cas ?
  • Invitation/participation à une manif. scientifique ou une réunion hors UP
  • Dès que l’on sort de l’UP, même sans prise en charge financière par le labo !
• Combien de temps avant mon déplacement ?
  • jusqu’à J-15 (en France)
  • jusqu’à J-30 (hors France)
• A l’étranger ? Suivre ce logigramme (version ‘simplifiée’) :
  • Hors zone à risque : pas de demande préalable, les différents validateurs (les RI, le service finances) gèrent l’OM dans Notilus;
  • En zone à risque (orange et rouge) : demande préalable
    • avant de saisir son OM, envoyer un mail au Fonctionnaire Sécurité Défense (FSD) détaillant son parcours et les mesures de sécurité prises pour son déplacement. L’autorisation du FSD devra être intégrée dans Notilus en pièce justificative.
  • Joindre invitation ou justificatif de déplacement. Pour les missions financées par le SURIEE (mobilité ERASMUS, EC2U …), joindre le mail d’acceptation de mobilité transmis par le SURIEE et validé (par mail ou signature) par son directeur de composante.
  • Délai : la demande doit impérativement être faite 1 mois avant le déplacement (même sans frais).
• Comment ?
  • Les centres de coût du FoReLLIS (voir ci-dessous paragraphe Notilus) et ne pas oublier de noter l’objet de la mission: FoReLLIS colloque XXX 
    • Quel profil choisir enseignement ou recherche
      • Si la mission est dédiée à l’enseignement utiliser le centre financier de l’UFR
      • Si la mission est dédiée à la recherche : utiliser le centre financier du laboratoire
  • Les erreurs fréquentes
    • Erreurs fréquentes (.docx)
• Pour qui ?
  • Pour les membres externes et les membres associés sans compte UP, le chemin passe obligatoirement par le secrétariat du FoReLLIS.
  • Pour tous ceux qui ont un compte UP (EC, doctorants, émérites), la nouvelle procédure passe par Notilus.
• Le nouveau logiciel Notilus est en fonction depuis le 5 février 2024. Voici les modes opératoires pas à pas :
  • pour la 1ère connexion, et
  • pour créer un ordre de mission.
  • plus d’explications dans cet article sur Iris.

Dans Notilus, il faudra notamment prendre en compte la capture d’écran ci-dessous qui indique le service (R2201 – MSHS – Administration générale) et le centre de coût (on peut taper « FoReLLIS » et cela trouve le bon centre).

FORELLIS Budget général / pas besoin de noter d’eotp

 

De même, dans la partie grisée qu’on voit moins bien : merci de commencer obligatoirement la ligne « Objet » des ordres de mission par « FoReLLIS » (p.ex. « FoReLLIS – colloque XXX à YYY ») si cela concerne le budget recherche.

• • Pour les tickets de métro dématérialisés, rajouter ces frais en sélectionnant en prestation « Transport en commun », indiquer le montant et joindre cette attestation en pièce justificative.

Merci de toujours faire passer pour relecture ou validation les dossiers de demande de soutien à l’équipe de son laboratoire. Ne jamais transmettre directement soi-même son dossier au conseil scientifique de l’organisme financeur.

Guide Financements colloques Région, UP JE

Les demandes de financement/soutien

Dossiers et financement Colloque : dispositif Région 2026

Se reporter au paragraphe « Appels à Projets Colloques 2026 (Financement)

Dossiers et financement Colloque : dispositif Université de Poitiers

• date : …
• le dossier à compléter :

Dossiers et financement JE : dispositif UFR L&L

• date:……
• le dossier à compléter:

Pour un colloque, il est souhaitable de prendre rendez-vous avec le secrétariat du FoReLLIS  4 mois avant avec:

• la fiche projet (voir plus haut rubrique « Mon budget pris en charge par le laboratoire »)
• un budget prévisionnel
• le programme
• l’affiche à mettre en avant pour publication sur le site web.
• compléter le tableau joint et le transmettre au secrétariat par mail avant le rendez-vous

Tableau

Pour une JE, le délai de prise de rendez-vous est de 3 mois avant, les autres points restent inchangés.

Prestations/Achats

Pour toute réalisation de prestation ou d’achat, il est impératif de passer par un fournisseur du marché, s’il existe.

Ne jamais rien payer soi-même, toujours passer par bon de commande en s’adressant au secrétariat du FoRellis

Pauses repas

Idem

Hébergement des invités

• cf section OM
• liste des hôtels fournisseurs
  • choix possible ?

Ne jamais rien payer soi-même, toujours passer par bon de commande en s’adressant au secrétariat du FoReLLIS

 

Achat goodies UP

         Ne jamais rien payer soi-même, toujours passer par bon de commande en s’adressant au secrétariat du FoReLLIS

• Catalogue

1. Télécharger le modèle : Modele d’affiche FoReLLIS à personnaliser (.PPTX)

2. Ouvrir le fichier avec powerpoint

3. Changer les éléments textuels

4. Changer les logos

• collection de logos disponible dans la section boîte à logos

3. Changer l’image la plus en arrière plan par une image dont vous avez les droits d’utilisation/diffusion.

• site proposant des images libres de droit : https://pixabay.com/fr/

4. Sauvegarder

5. Exporter le résultat au format pdf

• Quoi :
  • Manifestation scientifique
  • Appels à communication
  • Ouvrage
  • Projets financés
  • Focus
• Comment :
  • Adresser un mail à secretariat.forellis-mimmoc@univ-poitiers.fr en communiquant les informations suivantes  :
    • Titre
    • Chapo (1 à 5 lignes accrocheuses introductives en gras sur le site)
    • Corps de texte de quelques lignes (contenant toutes les informations utiles)
    • Image (facultatif) avec droit de diffusion pour notre site
      • Exemple de base de donnée d’image libre de droit : https://pixabay.com
    • Fichiers à diffuser (.PDF)
      • Exemple : le programme

 

• contacter l’UP pour un relais plus large
  • lien

En « roman graphique » par F. Levoye

GoToMSHS_Fr (.PDF)

GoToMSHS_En (.PDF)

 

Vous souhaitez communiquer sur vos travaux recherche (un colloque, une conférence, un ouvrage, une intervention dans la presse, un fait marquant de la recherche ou une recherche en cours). Nous vous proposons :

Une action commune des différents services dédiés

Les services de l’Université : MSHS, communication, i-médias, culture scientifique et médiation scientifique

• Valorisation : la MSHS est partenaire des laboratoires et conseille / met en relation pour des actions de Valorisation-Vulgarisation (Contact : Sylvie Sap),
• Sciences et Société : agenda des manifestations scientifiques et journal de la recherche sur le site web de l’Université,
• Découvrir la Recherche : avec la newsletter recherche,
• Direction de la Communication : relations presse…
• Cellule audiovisuelle : captations et diffusions de vos colloques et conférences sur UPtv,
• Relais sur les réseaux sociaux…
• Ateliers de Médiation scientifique dans les structures de recherche.

Des aides pour communiquer votre actualité de chercheur

Afin d’accompagner l’ensemble de la communauté scientifique dans la démarche d’une inscription claire et complète de sa recherche, l’université de Poitiers a ouvert ce site (point d’entrée) :

« Ouvrons la science de l’UP »

Vous pourrez y trouver avec profit informations, contacts, tutoriels, liens utiles, et surtout :

• aide en matière d’ouverture des publications : signaler et déposer sur HAL notamment (Contact : Nicolas Pinet) ;
• aide à la gestion des données issues de votre recherche : le Guichet de la donnée UP, dédié entre autres à l’accompagnement des chercheurs dans l’élaboration, désormais courante, de leurs plans de gestion de données (PGD).

Les salles MSHS

• Salles et capacité (.pdf)

Comment consulter à tous moment la disponibilité d’une salle

• Affichage du planning des salles de la MSHS (.pdf)

Comment rendre sa réunion/conférence accessible en distanciel

• Guide de planification webex (.pdf)

Enregistrer une visioconférence Webex en vidéo pour diffusion sur le site Web

• Guide d’information par étapes (Attention il faut largement anticiper l’événement)
• Formulaire pour le droit à l’image des intervenants (à personnaliser selon finalités)
• Notice d’information RGPD des intervenants (à personnaliser en accord avec le DPO)

 

 

Envoyer des fichiers volumineux

N’utilisez plus dropbox, utilisez plutôt l’envoi sécurisé de l’établissement (UP/Renater) disponible depuis l’ENT>Mon bureau>Envoi de fichiers

• Guide (.pdf)

 

Planifiez facilement vos rendez-vous

N’utilisez plus doodle, utilisez plutôt une planification sécurisée de l’établissement (UP/Renater) disponible depuis l’ENT>Mon bureau>Planification de rendez-vous

 

Se connecter au wifi eduroam

Pour faciliter sa première connexion à eduroam, il est recommandé d’utiliser de télécharger et d’installer l’utilitaire suivant : eduroam cat puis de se laisser guider dans les étapes de « configuration »

• Statuts des Unités de Recherche (.PDF)
• Feuille de route pour la Science Ouverte UP
• A_Règlement intérieur ED Humains en Société ; B_Règlement intérieur ED Humanités
• Règles pour inscrire une thèse et la mener à bien